📋 Allgemeine Geschäftsbedingungen

Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

§ 1 Geltungsbereich und Begriffsbestimmungen

1.1 Geltungsbereich

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend „AGB“) gelten für sämtliche gegenwärtigen und zukünftigen Geschäftsbeziehungen zwischen der Galona Global Services LLC, 1209 Mountain Road Pl NE Ste N, 87110 Albuquerque, New Mexico, USA (nachfolgend „Berater“, „Auftragnehmer“, „wir“ oder „uns“) und dem Auftraggeber (nachfolgend „Auftraggeber“ oder „Sie“).

Diese AGB gelten ausschließlich. Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Allgemeine Geschäftsbedingungen des Auftraggebers werden nur dann und insoweit Vertragsbestandteil, als der Berater ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zugestimmt hat.

Individuelle Vereinbarungen mit dem Auftraggeber (einschließlich Nebenabreden, Ergänzungen und Änderungen) haben in jedem Fall Vorrang vor diesen AGB.

1.2 Begriffsbestimmungen

Im Sinne dieser AGB gelten folgende Definitionen:

• „Beratungsleistungen“ umfassen sämtliche vom Berater angebotenen Dienstleistungen, insbesondere Buchhaltungsberatung, Software-Support, Schulungen und technische Unterstützung.
• „Retainer-Paket“ bezeichnet ein monatliches Stundenkontingent, das der Auftraggeber im Voraus erwirbt und innerhalb des Abrechnungszeitraums für Beratungsleistungen nutzen kann.
• „Express-Soforthilfe“ bezeichnet einen zeitlich begrenzten Notfall-Support-Service mit priorisierter Bearbeitung.
• „Überzeit“ bezeichnet die über das gebuchte Kontingent oder die inkludierte Leistung hinausgehende Beratungszeit.
• „Fernwartung“ bezeichnet den technischen Zugriff auf IT-Systeme des Auftraggebers mittels geeigneter Software (z.B. TeamViewer, AnyDesk, Chrome Remote Desktop).
• „Belegverarbeitung“ bezeichnet die automatisierte, KI-gestützte Erfassung, Umbenennung und Klassifikation von Buchungsbelegen sowie die Erstellung unverbindlicher Buchungsentwürfe.
• „Buchungsentwurf“ bezeichnet einen maschinell erstellten, unverbindlichen Vorschlag zur buchhalterischen Erfassung eines Belegs, der ausdrücklich keine verbindliche Buchungsanweisung darstellt und vor jeder Weiterverarbeitung vom Auftraggeber eigenverantwortlich zu prüfen ist.
• „Buchungsstapel“ bezeichnet die vom Auftraggeber nach eigenverantwortlicher Prüfung und Bestätigung der Buchungsentwürfe ausgelöste Exportdatei für die buchhalterische Weiterverarbeitung.
• „Originalbeleg“ bezeichnet das physische oder originäre digitale Belegdokument des Auftraggebers, das dieser für steuerliche und buchhalterische Zwecke aufzubewahren hat.
• „Werktage“ sind alle Tage von Montag bis Freitag, mit Ausnahme gesetzlicher Feiertage am Sitz des Beraters (New Mexico, USA) oder am Betriebsstandort des Beraters.
• „Geschäftszeiten“ sind die regulären Servicezeiten des Beraters: Montag bis Donnerstag 8:00 – 22:00 Uhr, Freitag 8:00 – 20:00 Uhr, Samstag 8:00 – 18:00 Uhr, Sonntag 8:00 – 16:00 Uhr (jeweils MEZ/MESZ).

1.3 Änderungen der AGB

Der Berater behält sich das Recht vor, diese AGB jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu ändern oder zu ergänzen. Über wesentliche Änderungen wird der Auftraggeber per E-Mail informiert. Die Änderungen gelten als genehmigt, wenn der Auftraggeber nicht binnen 30 Tagen nach Zugang der Mitteilung schriftlich widerspricht.

§ 2 Vertragspartner und Unternehmensangaben

2.1 Vertragspartner

Vertragspartner für alle Leistungen ist ausschließlich:

2.2 Rechnungsstellung

Sämtliche Rechnungen werden durch die Galona Global Services LLC (USA) ausgestellt. Es besteht keine weitere Niederlassung oder Tochtergesellschaft.

§ 3 Vertragsgegenstand und Leistungsumfang

3.1 Allgemeine Leistungsbeschreibung

Der Berater erbringt umfassende Beratungs- und Unterstützungsleistungen in folgenden Bereichen:

• Buchhaltung, Finanzcontrolling und betriebswirtschaftliche Beratung
• Betriebsführung, Unternehmensorganisation und Prozessoptimierung
• Buchhaltungssoftware-Support, Fehlerbehebung, Schulungen und Einrichtung
• Jahresabschluss, E-Bilanz und steuerliche Vorbereitungen
• Technische Unterstützung bei Software-Problemen und Systemkonfiguration
• Fernwartung und Remote-Support
• Automatisierte Belegverarbeitung gemäß § 22

3.2 Art und Umfang der Leistungen

Art und Umfang der konkreten Beratungsleistungen ergeben sich aus dem jeweiligen Angebot, der Leistungsbeschreibung im Einzelvertrag, der gebuchten Dienstleistung oder der mündlichen Vereinbarung. Der Berater schuldet eine Dienstleistung, keine bestimmten Arbeitsergebnisse oder Erfolge.

3.3 Beratungscharakter der Leistungen

3.4 Keine Erfolgsgarantie

Der Berater gibt keine Garantie oder Zusicherung hinsichtlich des Eintritts bestimmter Ergebnisse.

§ 4 Vertragsschluss und Auftragserteilung

4.1 Angebote

Sämtliche Angebote des Beraters sind freibleibend und unverbindlich, sofern sie nicht ausdrücklich als verbindlich gekennzeichnet sind oder eine bestimmte Annahmefrist enthalten.

4.2 Vertragsschluss

Ein Vertrag zwischen dem Berater und dem Auftraggeber kommt zustande durch:

1. Telefonischen Erstkontakt: Mit dem ersten Anruf des Kunden beim Berater, bei dem Beratungsleistungen in Anspruch genommen werden.
2. Online-Buchung: Bei der Buchung von Retainer-Paketen oder Express-Soforthilfe über den Zahlungsdienstleister Stripe gilt der Vertrag als geschlossen, sobald der Kunde den Bestellvorgang erfolgreich abgeschlossen hat.
3. Kalenderbuchung: Bei der Buchung eines Beratungstermins über das Online-Buchungssystem mit der Bestätigung der Terminbuchung.
4. Schriftliche Auftragsbestätigung: Bei individuellen Projekten oder Sondervereinbarungen durch die schriftliche Auftragsbestätigung des Beraters.
5. Konkludentes Handeln: Durch die tatsächliche Inanspruchnahme von Beratungsleistungen.
6. Beauftragung der Belegverarbeitung: Mit der Einrichtung des Mandanten-Zugangs und der Bereitstellung der Ordnerstruktur.

§ 5 Mitwirkungspflichten des Auftraggebers

5.1 Allgemeine Mitwirkungspflichten

Der Auftraggeber ist verpflichtet, alle zur ordnungsgemäßen Leistungserbringung erforderlichen Informationen, Unterlagen und Zugänge rechtzeitig, vollständig und wahrheitsgemäß zur Verfügung zu stellen.

5.2 Besondere Mitwirkungspflichten

• erforderliche Zugangsdaten und Passwörter bereitzustellen
• technische Voraussetzungen für Fernwartung zu schaffen
• während der Fernwartung anwesend und erreichbar zu sein
• Datensicherungen vor Fernwartungssitzungen durchzuführen
• den Berater über alle relevanten Umstände zu informieren
• Rückfragen des Beraters zeitnah zu beantworten

5.3 Folgen der Verletzung von Mitwirkungspflichten

§ 6 Vergütung und Zahlungsbedingungen

6.1 Allgemeiner Vergütungssatz

6.2 Preisanpassung

6.3 Paketpreise und Sonderkonditionen

• Express-Soforthilfe: gemäß Angabe auf der Website und in § 10
• Retainer-Pakete: gemäß aktueller Preisliste auf der Website und in § 9
• Belegverarbeitung: gemäß aktueller Preisliste auf der Website und in § 22
• Individuelle Vereinbarungen: gemäß schriftlicher Vereinbarung

6.4 Abrechnung

• Bei Retainer-Paketen: monatlich im Voraus zum 1. des Monats
• Bei Express-Soforthilfe: sofort bei Buchung
• Bei Einzelberatung: nach Erbringung der Leistung
• Bei laufenden Projekten: monatlich zum Monatsende
• Bei Belegverarbeitung: gemäß § 22.10

6.5 Fälligkeit

Rechnungen sind sofort nach Erhalt ohne Abzug fällig, sofern nicht ausdrücklich ein anderes Zahlungsziel vereinbart wurde.

6.6 Verzug und Verzugszinsen

• Verzugszinsen: 12 % p.a. ab dem Tag der Rechnungsstellung
• Mahnkosten: bis zu 40,00 € je Mahnung
• Inkassokosten: bei Übergabe an Inkasso oder Anwalt trägt der Auftraggeber die entstehenden Kosten

6.6a Gerichtliche Durchsetzung und Europäisches Mahnverfahren

6.7 Vergütung aller Leistungen

Sämtliche erbrachten Leistungen werden abgerechnet, insbesondere Telefonate, Videokonferenzen, schriftliche Kommunikation, Recherche- und Vorbereitungszeiten sowie Dokumentationserstellung.

6.8 Kommunikation über Messenger-Dienste

6.9 Abrechnung und Zahlung von Überzeiten

§ 7 Zahlungsdienstleister und Zahlungsabwicklung

7.1 Zahlungsabwicklung durch Stripe

Die Zahlungsabwicklung für Online-Buchungen erfolgt über Stripe, Inc., 354 Oyster Point Boulevard, South San Francisco, CA 94080, USA. Mit der Nutzung der Zahlungsfunktion akzeptiert der Auftraggeber die Nutzungsbedingungen von Stripe.

7.2 Akzeptierte Zahlungsmittel

• Kreditkarten (Visa, Mastercard, American Express)
• Debitkarten (Visa Debit, Mastercard Debit, Maestro, V-Pay, Girocard mit Co-Badge)
• SEPA-Lastschrift (für EU-Kunden)
• Weitere von Stripe unterstützte Zahlungsmethoden

7.3 Fehlgeschlagene Zahlungen

Bei fehlgeschlagenen Zahlungen wird der Auftraggeber unverzüglich informiert. Bleibt die Zahlung nach Wiederholungsversuchen erfolglos, behält sich der Berater vor, den Zugang zu Leistungen zu sperren oder den Vertrag außerordentlich zu kündigen.

§ 8 Kartenspeicherung und automatische Abbuchungen

8.1 Einwilligung zur Kartenspeicherung

Mit dem Abschluss einer Buchung erteilt der Auftraggeber die Einwilligung, die verwendete Zahlungsmethode bei Stripe zu speichern und für zukünftige Zahlungen (insbesondere Überzeit-Nachbelastungen) zu verwenden.

8.2 Zweck der Kartenspeicherung

• Überzeit-Nachbelastung
• Wiederkehrende Zahlungen bei Retainer-Paketen
• Stornierungsgebühren bei verspäteter Stornierung

8.3 Automatische Nachbelastung

Der Auftraggeber erklärt sich damit einverstanden, dass folgende Beträge automatisch eingezogen werden: Überzeit, Stornierungsgebühren, monatliche Retainer-Gebühren.

8.4 Widerruf der Einwilligung

Der Widerruf muss schriftlich per E-Mail an office@galona.eu mit dem Betreff „Widerruf Kartenspeicherung“ erfolgen. Die gespeicherte Zahlungsmethode wird innerhalb von 7 Werktagen gelöscht. Offene Forderungen werden vor der Löschung eingezogen.

8.5 Speicherdauer

Die Zahlungsmethode bleibt gespeichert bis zum Widerruf durch den Auftraggeber, bis zur Kündigung aller laufenden Verträge plus 90 Tage, maximal 36 Monate nach der letzten Transaktion.

§ 9 Retainer-Pakete (Monatliche Stundenpakete)

9.1 Leistungsumfang und Abrechnung

Retainer-Pakete umfassen ein monatliches Stundenkontingent gemäß der gebuchten Paketgröße. Die Zahlung erfolgt monatlich im Voraus zum 1. des Monats über Stripe. Leistungen können erst nach vollständigem Zahlungseingang abgerufen werden.

9.2 Verfall ungenutzter Stunden

9.3 Vertragslaufzeit und Kündigung

Der Retainer-Vertrag verlängert sich automatisch um einen weiteren Monat, sofern er nicht mit einer Frist von 30 Tagen zum Monatsende schriftlich per E-Mail an office@galona.eu mit dem Betreff „Kündigung Retainer“ gekündigt wird. Bereits gezahlte Beträge für den laufenden Monat werden nicht erstattet.

§ 10 Express-Soforthilfe (Notfall-Support)

10.1 Leistungsbeschreibung

Die Express-Soforthilfe ist ein priorisierter Notfall-Support-Service. Reaktionszeit in der Regel innerhalb von 2 Stunden während der Geschäftszeiten (Zielvorgabe, keine Garantie).

10.2 Keine Erfolgsgarantie

10.3 Stornierung

• Vor Kontaktaufnahme durch den Berater: Volle Erstattung abzüglich 5,00 € Bearbeitungsgebühr
• Nach Kontaktaufnahme: Keine Erstattung

§ 11 Terminbuchungen (Einzelberatung)

11.1 Buchung und Vergütung

Einzelberatungstermine (30, 60 oder 120 Minuten) werden über das Online-Buchungssystem gebucht. Abrechnung nach tatsächlichem Zeitaufwand, mindestens für die gebuchte Dauer. Überzeiten werden zum gleichen Stundensatz abgerechnet.

11.2 Videokonferenzen und automatische Transkription

§ 12 Überzeit-Regelung

12.1 Berechnung

12.2 Zahlungsmodalität

Die Überzeit ist umgehend nach Entstehung fällig und wird automatisch über die hinterlegte Zahlungsmethode eingezogen. Der Auftraggeber erhält eine detaillierte Rechnung per E-Mail.

12.3 Widerspruch

Ein Widerspruch gegen die Überzeit-Berechnung ist innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsstellung schriftlich per E-Mail an office@galona.eu einzureichen.

§ 13 Haftungsausschluss und Haftungsbeschränkung

13.1 Haftungsbeschränkung

13.2 Ausgeschlossene Schadensarten

Vollständig ausgeschlossen ist die Haftung für: entgangenen Gewinn, mittelbare Schäden und Folgeschäden, Datenverlust, Betriebsunterbrechung, Schäden durch Drittanbieter, Reputationsschäden sowie Schäden durch höhere Gewalt.

13.3 Verjährung

Ansprüche des Auftraggebers verjähren innerhalb von 12 Monaten ab Kenntnis, spätestens 24 Monate nach Erbringung der Leistung.

§ 14 Schadensfreistellung (Indemnifikation)

Der Auftraggeber stellt den Berater von sämtlichen Ansprüchen Dritter frei, die aus der Nutzung der Beratungsergebnisse, aus Entscheidungen des Auftraggebers oder aus falschen Informationen des Auftraggebers resultieren.

§ 15 Gewährleistung und Leistungsgarantie

Der Berater schuldet die ordnungsgemäße Erbringung der vereinbarten Beratungsleistung, nicht einen bestimmten Erfolg. Mängel sind innerhalb von 14 Tagen nach Leistungserbringung schriftlich anzuzeigen.

§ 16 Fernwartung und technischer Zugriff

16.1 Voraussetzungen

Die Fernwartung erfolgt ausschließlich auf ausdrücklichen Wunsch des Auftraggebers, unter seiner aktiven Mitwirkung und mit der Möglichkeit, die Sitzung jederzeit zu beenden. Vor Beginn jeder Sitzung ist eine vollständige Datensicherung durch den Auftraggeber Pflicht.

16.2 Haftungsausschluss

§ 17 Vertraulichkeit und Geheimhaltung

Beide Parteien verpflichten sich, alle im Rahmen der Geschäftsbeziehung erhaltenen vertraulichen Informationen geheim zu halten. Die Geheimhaltungspflicht gilt für 3 Jahre nach Vertragsende fort.

§ 18 Datenschutz und Datenverarbeitung

Der Berater verarbeitet personenbezogene Daten gemäß DSGVO. Soweit im Rahmen der Leistungserbringung personenbezogene Daten im Auftrag verarbeitet werden, schließen die Parteien einen Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO.

§ 19 Vertragsdauer und Kündigung

19.1 Ordentliche Kündigung

Beide Parteien können den Vertrag mit einer Frist von 4 Wochen zum Monatsende kündigen. Die Kündigung bedarf der Schriftform per E-Mail an office@galona.eu mit dem Betreff „Kündigung“ und dem Vertragsgegenstand.

19.2 Außerordentliche Kündigung

Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt, insbesondere bei wiederholter Verletzung wesentlicher Vertragspflichten, Insolvenz oder Zahlungseinstellung.

§ 20 Höhere Gewalt (Force Majeure)

Keine Partei haftet für Nichterfüllung aufgrund von Ereignissen höherer Gewalt (Naturkatastrophen, Krieg, Cyberangriffe, Stromausfälle etc.). Dauert ein solches Ereignis länger als 3 Monate, kann jede Partei den Vertrag mit 2 Wochen Frist kündigen.

§ 21 Schlussbestimmungen

21.1 Anwendbares Recht und Gerichtsstand

Dieser Vertrag unterliegt dem Recht des Staates New Mexico, USA, unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG). Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten ist Albuquerque, New Mexico, USA.

21.2 Salvatorische Klausel

Sollte eine Bestimmung dieser AGB unwirksam sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Die unwirksame Bestimmung wird durch eine Regelung ersetzt, die dem wirtschaftlichen Zweck am nächsten kommt.

21.3 Vollständigkeit

Diese AGB stellen zusammen mit etwaigen individuellen Vereinbarungen die vollständige Vereinbarung zwischen den Parteien dar und ersetzen alle vorherigen Vereinbarungen zum Vertragsgegenstand.

§ 22 Automatisierte Belegverarbeitung

22.1 Leistungsbeschreibung

Der Berater bietet eine automatisierte, softwaregestützte Belegverarbeitung an. Die Leistung umfasst:

• Belegerfassung und -erkennung: Automatisierte Erfassung und Analyse hochgeladener Belege mittels optischer Zeichenerkennung (OCR) und KI-gestützter Datenextraktion.
• GoBD-konforme Umbenennung: Umbenennung der Belegdateien nach einem standardisierten, GoBD-konformen Namensschema.
• Buchungsentwurf: Erstellung eines unverbindlichen Buchungsentwurfs als Orientierungshilfe für die buchhalterische Weiterverarbeitung.
• Exportdatei: Erstellung einer Exportdatei im DATEV EXTF-Format nach abgeschlossener Prüfung und Freigabe durch den Auftraggeber.

22.2 Einsatz von Künstlicher Intelligenz

22.3 Originalbelege und Datenspeicherung

22.4 Ablauf und Bereitstellung

1. Upload: Der Auftraggeber lädt Belege als PDF-Dateien in den zugewiesenen Bereich hoch.
2. Verarbeitung: Die Belege werden automatisiert erfasst, analysiert, umbenannt und klassifiziert.
3. Bereitstellung: Umbenannte Belege und Buchungsentwürfe werden im zugewiesenen Downloadbereich bereitgestellt.
4. Prüfbelege: Nicht eindeutig verarbeitbare Belege werden als Prüfbelege gekennzeichnet und dem Auftraggeber zur manuellen Klärung zugewiesen.

22.5 Rechtliche Einordnung des Buchungsentwurfs und Prüfpflicht

22.6 Mitwirkungspflichten des Auftraggebers

• Belege ausschließlich als PDF-Dateien in lesbarer Qualität bereitstellen
• je PDF-Datei nur einen Beleg hochladen, sofern nicht ausdrücklich anders vereinbart
• vollständige und korrekte Stammdaten bereitstellen und aktuell halten
• den Prüfbeleg-Ordner regelmäßig sichten und Prüfbelege zeitnah klären
• jeden Buchungsentwurf vor Auslösung des Buchungsstapelexports eigenverantwortlich prüfen
• die eigenen Originalbelege ordnungsgemäß aufbewahren

22.7 Keine Gewährleistung für Erkennungsgenauigkeit

Der Berater übernimmt keine Gewähr für die Vollständigkeit oder Richtigkeit der automatisiert extrahierten Daten, die korrekte Klassifikation von Belegtypen oder die korrekte Zuordnung zu Konten und Steuerschlüsseln.

22.8 Haftungsausschluss für die Belegverarbeitung

22.9 Datenverarbeitung und Datenschutz

Im Rahmen der Belegverarbeitung werden auf den Belegen enthaltene Daten (Rechnungsbeträge, Lieferantenangaben, Bankverbindungen etc.) verarbeitet und können an KI-Dienstleister übermittelt werden. Der Auftraggeber gewährleistet, dass er die erforderlichen datenschutzrechtlichen Grundlagen hierfür geschaffen hat.

22.10 Abrechnung

Die Vergütung richtet sich nach der Anzahl der tatsächlich verarbeiteten Belege und erstellten Dokumente. Die jeweils gültigen Preise sind der aktuellen Preisliste auf der Website zu entnehmen.

22.11 Verfügbarkeit

Der Berater bemüht sich um hohe Verfügbarkeit, kann jedoch keine ununterbrochene Verfügbarkeit garantieren. Der Berater behält sich vor, den Dienst mit einer Ankündigungsfrist von 30 Tagen einzustellen oder wesentlich zu verändern.

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Stornierungsrichtlinie für Termine

Zeitpunkt der Stornierung	Gebühr
Bis 48 Stunden vor dem Termin	Kostenfrei
47–12 Stunden vor dem Termin	50 % des vereinbarten Honorars
Unter 12 Stunden oder Nichterscheinen	100 % des Honorars

Umbuchungen sind bis 6 Stunden vor dem Termin kostenfrei; darunter gelten die Stornierungsgebühren. Erstattungen erfolgen auf demselben Zahlungsweg innerhalb von 7 Werktagen.

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Stand: April 2026

Galona Global Services LLC behält sich das Recht vor, diese AGB jederzeit zu ändern. Die aktuelle Fassung ist stets auf der Website unter galona.eu/agb abrufbar.